تفویض اختیار عبارتست از فرآیند واگذاری وظایف به یک زیردست همراه با اختیارات مورد نیاز جهت تصمیم گیری که غالبا با مسئولیت مدیر انجام می پذیرد.
تفویض اختیار، تکنیکی توانمند در راستای حفظ وقت مدیریت و اهرمی مستحکم برای گسترش استعدادهای مدیر محسوب می شود.اکثر صاحبنظران در ارتباط با تفویض اختیار با نظر یک کارشناس برجسته به نام دکتر لورنس ال. استین متز(Lawrence L. Steinmetz) موافق هستند. او می گوید:” حرفه ای شدن در هنر و مهارت تفویض اختیار احتمالا خود به تنهایی، مفیدترین ابزار مدیریتی برای شخصی است که می خواهد کارها را توسط سایرین انجام دهد.” تفویض اختیار، موجب بروز فرصت های بی شماری برای مدیران می شود بطوری که این فرآیند نوعی اهرم شغلی مستحکم برای مدیر به وجود می آورد، در نتیجه، مدیر می تواند کار را به یک زیردست بسپارد و بدین ترتیب، زمان بیشتری را صرف برنامه ریزی، کارهای خاص و خلاقانه نماید. در عوض، زیردست نیز شانس یادگیری مهارت جدید و نشان دادن قابلیت های خود را تواما به دست می آورد.
آنچه باید تفویض شود و آنچه نباید تفویض شود :
مدیران درباره اینکه چه کارهایی باید تفویض شود و چه اموری را نباید نمود، با نوعی معما مواجه می باشند. وظایف تفویض شده به زیردستان همواره باید یک اصل را در نظر بگیرد و آن هم این است:
تفویض نباید به دلیل اینکه مدیر از انجام کاری خسته شده و نمی خواهد آن را انجام دهد و یا به دلیل تنبیه یک زیردست، انجام شود.
لذا مدیران باید سعی کنند اموری را تفویض نمایند که صرفا وظیفه مدیریت نمی باشد. در شکل زیر برخی از رهنمودهای مفید که نشان می دهد چه اموری باید تفویض شوند را ارائه می دهند.
چگونگی تفویض اختیار
بسیاری از مدیران نسبت به تفویض اختیار، بی علاقه اند. آنها از این موضوع نگرانند که ممکن است زیردستان مرتکب اشتباه شوند و یا کار را آنطوری که مدنظر مدیر است انجام ندهند. همچنین برخی از مدیران از این امر نگرانند که با تفویض اختیار سررشته امور از کنترل شان خارج شود و یا موقعیت آن ها در سازمان تضعیف شود.
به هرحال، گروهی از مدیران تمایل به تفویض اختیار دارند اما از راه صحیح آن وارد نمی شوند. اعمال تفویض اختیار موثر و کارآمد براساس موارد زیر امکانپذیر می باشد:
۱. وظیفه باید بطور واضخ و مشخص، تعریف شود. اهداف، آیین نامه و مقررات و اختیارات مرتبط با آن وظیفه بایستی از قبل مشخص شده باشد.
۲. وظیفه باید با قابلیت های زیردست، تطابق و تناسب داشته باشد. این بدان معنی است که درخواست از وظیفه تفویض شده، اولا نباید بیش از توقع معقول نسبت به توانایی فرد باشد و ثانیا با توجه به شرح شغل زیردست نباید چیزی بیش از آن و یا مغایر با آن را انتظار داشت.
۳. زیردست باید حق امتناع داشته باشد بدون اینکه مورد تلافی یا انتقام واقع شود. قبول کردن هر ماموریت واگذار شده باید داوطلبانه باشد زیرا انجام امور واگذار شده، جزو وظایف عادی شغل وی نمی باشد.
۴. روش های نظارت، مربی گری و کنترل باید از قبل تعیین شده باشند. مدیران همواره مسئول پاسخگویی به وظایف تفویض اختیار می باشند اما در عین حال باید از نظارت بیش از حد(over supervise) نیز خودداری نمایند. از آن جا که ماموریت واگذار شده معمولا فرصتی را برای رشد و ترقی زیردست بوجود می آورد لذا مدیر نیز می بایست جهت مشورت و راهنمایی در مواقع لزوم، در دسترس باشد.
