تعداد بسیار اندکی، در حد صفر، به روشی غیر از مصاحبه استخدام می شوند.(توضیح اینکه متاسفانه در کشور ما، در بیشتر صنایع و سازمان ها، این عبارت را باید وارونه تعبیر نمود. به عبارتی دیگر برای احراز بیشتر پست های سازمانی به خصوص پست های حساس، رابطه نقش مهم تری نسبت به ضوابط بازی می کند. روابطی نظیر نسبت فامیلی، دوستان آشنایان، سفارشی ها و…. مادامی که این افراد از تخصص و مهارت لازم برای احراز شغل برخوردار باشند مشکلی سر راه سازمان نیست اما مساله از جایی شروع می شود که غالب این افراد فاقد دانش، تخصص و مهارت های لازم، حتی نسبت به رده های پایین تر خود باشند ـ ویرا ویژن). این روش، یگانه ابزار مورد استفاده ی گسترده برای غربال کردن متقاضیان شغلی است و نه تنها از مصاحبه به مقدار گسترده ای استفاده می شود، بلکه وزن زیادی در مجموعه ی عوامل دخیل در استخدام برای آن در نظر گرفته می شود. به این معنا که، نتیجه ی مصاحبه، بیش از ارزش واقعی آن در تصمیم گیری راجع به استخدام یا عدم استخدام آن ها موثر انگاشته می شود.

مهارت های مصاحبه گری موثر و کارآمد تنها به درد استخدام کنندگان افراد جدید در یک موسسه، یا افراد مشغول به کار در واحد منابع انسانی سازمان ها نمی خورد. بلکه هر مدیری در فرآیند استخدام افراد جدید، برای واحد متبوعه ی خود درگیر می باشد. بنابراین هر مدیری باید قادر به انجام مصاحبه های موثر و کارآمد باشد.

شما برای اینکه مصاحبه کننده موثرتری بشوید، چه باید بکنید؟ در ادامه به ذکر توصیه های مفیدی در زمینه مصاحبه های استخدامی، که حاصل پژوهش های گسترده ایست، می پردازیم.

نخست، قبل از برگزاری جلسه ی مصاحبه با متقاضی، تقاضانامه و خلاصه سوابق(Resume) او را مرور کنید. همچنین شرح وظایف شغل مورد نظر را مرور نمایید.

سپس دستور کار مصاحبه را تهیه نمایید. به ویژه، از مجموعه ی پرسش های استاندارد استفاده نمایید. به این معنا که باید از همه ی متقاضیان یک شغل پرسش های واحدی بکنید. پرسش هایی را انتخاب کنید که نتوان به آن ها با واژه ی ساده ی “بله” یا “خیر” پاسخ داد. همچنین از طرح پرسش های جهت داری که پاسخ مورد نظر شما را به طرف مقابل القا می کند (مانند، “آیا به نظر خودتان دارای مهارت های تعاملی خوبی هستید؟”) جدا خودداری نمایید.

از طرح پرسش هایی درباره وضعیت تاهل یا خانوادگی، سن، نژاد، قومیت، مذهب، جنسیت، موقعیت اعتباری و سابقه دستگیری، در صورتی که به عملکرد شغل مورد نظر مرتبط نمی باشد، بپرهیزید. بنابراین از طرح چنین پرسش هایی خودداری نمایید. به جای اینکه بپرسید “آیا ازدواج کرده اید؟” یا “فرزند دارید؟” می توانید سوال کنید “آیا به علت خاصی امکان اضافه کار مستمر ماهیانه یا توانایی سفر به سایر شهرها را ندارید؟”

در موقع ملاقات با مصاحبه شونده فرض کنید که او عصبی و مضطرب است. بنابراین سعی کنید او را آرام نمایید. برای اینکار ابتدا خود را معرفی نمایید. رفتاری دوستانه داشته باشید. مصاحبه را با طرح پرسش ها یا اظهارنظرهای ساده ای که می توانند یخ محیط را آب کنند شروع کنید. سپس تصویری از موضوعات مورد بحث در جلسه ی مصاحبه و مدت زمان مصاحبه ارایه دهید و متقاضی را به طرح پرسش هایی ترغیب نمایید.

مصاحبه واقعی شامل مجموعه ای از پرسش های دوطرفه و بحث و گفتگوست. پرسش های آماده شده توسط شما یک نقشه ی عمومی مسیر است که شما را در جلسه ی مصاحبه هدایت می کند. اطمینان حاصل کنید که پاسخ همه ی آن ها را گرفته اید. پرسش های بعدی باید ناشی از پاسخ های داده شده به پرسش های استاندارد باشد. این پرسش ها باید به منظور بررسی دقیق تر و عمیق تر گفته های متقاضی طرح شوند. چنانچه احساس می کنید پاسخ متقاضی به پرسش های استاندارد شما مصنوعی یا ناکافی است، با طرح پرسش های ثانوی برای روشن کردن آن ها اقدام کنید.

برای مثال، به منظور تشویق متقاضی به پاسخ کامل تر می توانید بگویید،”در مورد آن توضیح بیشتری بدهید”. برای روشن کردن اطلاعات بدست آمده، می توانید بگویید، “شما گفتید که انجام کار اضافه در برخی اوقات برایتان امکان پذیر است. آیا می توانید به طور مشخص زمان هایی را که مایل به اضافه کار هستید به من بگویید؟”. چنانچه متقاضی به طور مستقیم پاسخ پرسش شما را ندهد، پرسش خود را با تکرار پرسش اولیه یا مختصر و بند بند کردن آن پیگیری نکنید. نکته ی مهم این است که هرگز قدرت سکوت را در یک مصاحبه دست کم نگیرید. پس از پایان پاسخ متقاضی به هر پرسش، به مدت دست کم چند ثانیه سکوت کنید. سکوت شما متقاضی را به ادامه ی گفتگو تشویق می کند.

زمانی که از طریق طرح پرسش ها، دریافت پاسخ ها و بحث و گفتگو به نتایج مورد نظر خود از مصاحبه دست یافتید، آن را جمع کرد و به آن پایان دهید.

اجازه دهید تا متقاضی از طریق عباراتی نظیر “بسیار خوب، من پاسخ همه پرسش هایم را گرفتم. آیا نکته ای در مورد شغل مورد نظر یا سازمان ما وجود دارد که هنوز برای شما نامشخص مانده باشد؟” متوجه پایان مصاحبه بشود.

سپس برنامه بعدی کار را به متقاضی اعلام کنید. چه وقت او باید منتظر پاسخ شما باشد؟ آیا شما نتیجه ی کار را از طریق نامه، ایمیل یا تلفن به او اطلاع خواهید داد؟ آیا قرار است مصاحبه های دیگری هم در آینده با او داشته باشید؟

قبل از اینکه مصاحبه را کامل شده بدانید و در حالی که نقطه نظرات متقاضی هنوز در ذهنتان تر و تازه است، ارزیابی خود را بنویسید. پس از رفتن متقاضی یادداشت های خود را مرور کرده و پاسخ های متقاضی را مورد ارزیابی قرار دهید.

این مطلب برگرفته از کتاب کلیدهای طلایی مدیریت منابع انسانی، نوشته استیفن رابینز، ترجمه غلامحسین خانقایی، انتشارات فرا می باشد.