هنگامی که مجموعه ای از کارها را پیش رو دارید و می خواهید تعیین کنید که کدامیک زودتر انجام شوند، ماتریس اولویت بندی(Prioritisation Matrix) روشی مناسب برای انجام این امر می باشد. شما با استفاده از این روش یک دید کلی نسبت به کارها و اولویت بندی آنها را خواهید داشت.

روش کار به شرح ذیل می باشد:

تمام کارهایی را که باید انجام دهید فهرست کنید. فهرست کردن کارها می تواند بوسیله یک فرد یا افراد یک واحد یا گروه انجام شود.
طبق نمودار زیر یک جدول چهار قسمتی بکشید.
کارها را در جدول براساس اهمیت و فوری بودن آنها قرار دهید. در این مرحله توصیه می شود تا جایگاه هریک از کارها را با شخص دیگری چک کنید، زیرا کاری که به نظر شما مهمترین می رسد، ممکن است از نظر شخص دیگر مثلا رئیس تان مهمترین نباشد.
از جدول تهیه شده برای اولویت دادن به کارها براساس میزان اهمیت و فوری بودن استفاده کنید.
دقت کنید:

فوریت همان اهمیت نیست.

برای مثال یک طراح در واحد گرافیک، ضرورت دارد تا ابتدا طرح یک بسته بندی محصول جدید را طراحی و سپس فایل های آماده برای چاپ را هرچه سریعتر به چاپخانه ارسال نماید. بنابراین این کار در ربع اول این ماتریس قرار می گیرد و سرپرست گرافیک می داند این کار از درجه اهمیت و فوریت بالایی برخوردار است. در همین واحد آماده کردن کارت ویزیت پرسنل واحد فروش می تواند از اهمیت بالا ولی درجه فوریت پایین تری طبقه بندی شود که در اینصورت این کار در ربع دوم قرار می گیرد. کارهایی مانند اصلاح و تغییر ابعاد یک بسته بندی محصول و تماس با چاپخانه بترتیب در ربع سوم و چهارم طبقه بندی شوند.(ویرا ویژن)